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R.A. Malatest & Associates Ltd : Notre engagement en matière de protection de la vie privée

R.A. Malatest and Associates Ltd s’engage à assurer la protection de votre vie privée. À cette fin, Malatest a recourt à des pratiques responsables de gestion des renseignements personnels.

Dans le cadre des sondages que nous réaliserons pour une évaluation de programme ou une étude de marché, nous recueillerons les renseignements personnels que vous communiquerez (comme votre nom, votre adresse, votre date de naissance, etc.), et ce, en vertu des dispositions des lois qui visent ces renseignements, comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), de même que des autres lois de cette nature qui s’appliquent dans votre province. Les pratiques de collecte, d’utilisation, de divulgation, de sécurité et de conservation des renseignements que nous recueillerons respecteront ces lois.

Seuls les membres autorisés de notre personnel utiliseront les renseignements personnels recueillis en vue de l’objectif pour lequel nous aurons initialement recueilli cette information ou encore, pour réaliser des fins s’inscrivant dans la réalisation de ce but. Nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels à des tiers, y compris des organismes publics, des corporations ou des particuliers, à moins que la loi nous l’autorise ou que vous nous demandiez de le faire. En aucun temps, nous vendrons, communiquerons ou divulguerons vos renseignements pour quelque listes d’envoi que ce soit.

Nous sommes légalement obligés de conserver tout vos renseignements personnels suffisamment longtemps pour que vous puissiez exercer un accès suffisant à cet information.

Nos instruments de sondage sur le Web enregistrent automatiquement les informations d’utilisation du site. Cette information ne vous identifie pas personnellement, et nous n’utilisons pas cette information pour suivre ou enregistrer des informations sur les individus. Nous communiquerons ces renseignements à des tiers sous forme globale seulement, ou tel que la loi nous l’exige. Pour chaque instrument de sondage, nous recueillons les renseignements suivants :

  • La date et l’heure de l’accès;
  • L’adresse IP à partir de laquelle notre site Web a été consulté;
  • Le genre de navigateur et de système d’exploitation qui ont servi pour la consultation de notre site (si le navigateur le précise);
  • L’adresse URL de la page qui a conduit l’utilisateur à notre site Web (si le navigateur le précise);
  • La réponse à la question à savoir si le site a été consulté au moyen d’un appareil mobile (si le navigateur le précise).

Nous nous engageons à assurer la protection de vos renseignements personnels contre les cas d’accès, de collecte, d’utilisation, de divulgation, de reproduction, de modification ou d’élimination non autorisés, de même que contre tout risque apparenté. Les mesures de sécurité établies pour protéger vos renseignements personnels comprennent le recours à des classeurs verrouillés, à des lieux sécurisés pour les bureaux, à des identificateurs d’utilisateurs, à des mots de passe, à des pare-feux, de même qu’à un accès restreint par le personnel, selon le cas.

Sauf quelques rares exceptions, vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels. La demande d’accès aux renseignements personnels doit être formulée par écrit et comprendre suffisamment de détails pour que les éléments de renseignements personnels visés par la demande soient identifiés. En général, les renseignements demandés seront disponibles dans un délai de 30 jours ouvrables. Si ce n’est pas possible, nous vous ferons parvenir un avis écrit de prolongation de délai afin de vous informer de notre besoin d’heures supplémentaires pour satisfaire à votre demande. Nous pouvons vous exiger des frais minimaux pour accéder à vos renseignements personnels. Si c’est le cas, nous vous informerons à l’avance des frais et vous donnerons la possibilité de maintenir ou non votre demande de renseignements.

Pour obtenir de plus amples renseignements au sujet de cette politique, veuillez communiquer avec notre agent de la protection de la vie privée, à l’adresse suivante : privacy@malatest.com

  1. Que sont les renseignements personnels ?
  2. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils reçus et recueillis ?
  3. Comment vos renseignements personnels sont-ils utilisés ?
  4. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?
  5. Quand et comment obtenons-nous votre consentement ?
  6. Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels dans nos interactions avec nos employés et d’autres tiers ?
  7. Pendant combien de temps allons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels ?
  8. Comment pouvez-vous examiner vos renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués ?
  9. Comment savez-vous que les renseignements personnels que nous avons sur vous sont exacts ?
  10. Que se passe-t-il si nous conservons des renseignements personnels inexacts à votre sujet ?
  11. Quand donnerons-nous suite à vos demandes écrites ?
  12. Est-ce qu’il y a des coûts associés aux demandes d’information sur vos renseignements personnels ou sur notre politique ou nos pratiques de confidentialité ?
  13. Comment savons-nous que c’est vraiment vous qui demande vos renseignements personnels ?
  14. Quelles sont les mesures de protection que nous avons mises en place pour protéger vos renseignements personnels ?
  15. Comment pouvez-vous communiquer avec nous pour avoir accès à vos renseignements personnels ou à de l’information au sujet de notre politique ou de nos pratiques en matière de confidentialité ?

  1. Que sont les renseignements personnels ?

Les renseignements personnels sont des renseignements qui permettent d’identifié un individu. Ces renseignements peuvent comprendre, mais non limité à, votre nom, votre adresse postale, vos numéros de téléphone, votre adresse courriel, vos antécédents personnels sur le plan de la scolarité, des soins de santé ou des finances, des numéros d’identification personnelle (Ex: votre numéro d’assurance sociale, votre numéro d’assurance-maladie, etc.), et, dans certaines circonstances, vos opinions et vos préférences individuelles. Par contre, votre information personnelle dans le cadre de vos fonctions publique n’inclura pas vos coordonnées d’employé(e), comme votre nom, votre titre professionnel ou votre adresse, votre numéro de téléphone et votre numéro de télécopieur. Toutefois, si, en votre qualité d’employé d’une organisation, vous participez à l’un de nos sondages, vos réponses seront traitées comme des renseignements personnels.

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  1. De quelles façons vos renseignements personnels sont-ils reçus et recueillis ?

C’est directement auprès de vous, dans la mesure du possible, que nous recueillerons toujours vos renseignements personnels par des moyens justes et légaux (Ex: lorsque vous répondez à l’un de nos sondages). Nous recueillons vos renseignements personnels lorsque nous avons obtenu votre consentement à cet effet ou autrement autorisée par la loi.

Il peut arriver que le client qui a retenu nos services nous ait communiqué vos renseignements personnels. Dans ces cas-là, il nous aura que transmis les renseignements qu’il est légalement permis de communiquer pour la réalisation d’une étude.

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  1. Comment vos renseignements personnels sont-ils utilisés ?

Au moment où nous recueillons vos renseignements personnels, nous établissons à quelle fin nous utiliserons vos renseignements, et nous obtenons votre consentement, en tout temps, avant de les utiliser. L’un des objectifs principaux pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels est pour la réalisation de travaux en recherche sociale qui se font au moyen de sondages. Si vous nous communiquez des renseignements personnels confidentiels, comme de l’information sur votre santé ou vos finances, nous vous demanderons votre consentement explicite pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels de nature délicate.

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  1. À qui communiquons-nous vos renseignements personnels ?

Au moment où nous recueillons vos renseignements personnels et obtenons votre consentement à leur divulgation, nous indiquons à qui et à quelles fins nous les communiquerons. Dans la plupart des nos études, vos données personnelles ne sont jamais transmises à l’extérieur sans votre accord. En fait, un code d’identification unique est subordonné à vos résultats de sondage, et seul votre « code » servira à relier vos résultats à chaque dossier. Autrement dit, tous les renseignements personnels identifiables seront retirés des données, afin d’assuré des résultats anonymes. Cependant, dans le cadre de certaines études, des renseignements personnels peuvent être communiqués, à la suite d’une autorisation obtenue préalablement. Par exemple, nous pouvons divulguer vos renseignements personnels :

  1. à un client de R.A. Malatest & Associates Ltd, en vue d’effectuer un projet de recherche;
  2. à un client de R.A. Malatest & Associates Ltd, pour définir les résultats de sondage en particulier, qui se rattachent à une personne, dans le cadre du processus de recherche (le processus d’attribution des résultats est décrit en détail aux répondants dans le texte d’introduction du sondage);
  3. à un tiers dont les services auront été retenus par R.A. Malatest & Associates Ltd pour la réalisation de fonctions précises pour le compte de Malatest;
  4. dans d’autres contextes de divulgation des renseignements personnels à des personnes, à la suite de l’obtention de votre consentement pour ces divulgations en particulier;
  5. suivant les autres cas autorisés par la loi.

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  1. Quand et comment obtenons-nous votre consentement ?

En tout temps, nous obtenons votre consentement avant de recueillir, d’utiliser ou de divulguer vos renseignements personnels. Vous pouvez nous donner votre consentement par écrit ou verbalement. Par exemple, lorsque vous répondez à un sondage, vous consentez implicitement à ce que nous utilisions vos renseignements personnels en vue d’effectuer nos projets en recherche sociale, et dans certains cas, à divulguer vos données privées à nos clients. De temps à autre, il est possible que nous recueillions, utilisions ou communiquions vos renseignements personnels conformément à votre consentement et selon ce qui est autrement permis par la loi. Si vous nous communiquez des renseignements personnels de nature délicate, comme de l’information sur votre santé ou vos finances, nous solliciterons votre autorisation expresse pour la collecte, l’utilisation et la divulgation d’information personnelle et confidentielle.

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  1. Comment assurons-nous la confidentialité de vos renseignements personnels lors de nos interactions avec nos employés et d’autres tiers ?

Nous veillons à ce que tous nos employés et autres tiers auxquels nous faisons appel pour la prestation de services en notre nom et à qui nous avons fourni des renseignements personnels, ou ayant accès a des renseignements délicats, personnels et autres, doivent se conformer à notre politique sur la confidentialité des renseignements personnels, et à respecter nos obligations en vertu de la loi.

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  1. Pendant combien de temps allons-nous utiliser, divulguer ou conserver vos renseignements personnels ?

Nous utiliserons, divulguerons ou conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire en vue de réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et dans la limite autorisée ou exigée par la loi. Nous avons défini des périodes de conservation minimum et maximum et établi des procédures de mise à jour et de destruction des renseignements personnels.

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  1. Comment pouvez-vous examiner vos renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués ?

À la suite de votre demande écrite, et dans la mesure prévue par la loi, nous mettrons à votre disposition tous vos renseignements personnels donc nous avons recueilli, utilisé ou divulgué et qui sont en notre possession ou sous notre contrôle. Nous mettrons ces renseignements à votre disposition dans un format généralement compréhensible (avec explication des abréviations ou des codes, le cas échéant).

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  1. Comment savez-vous que les renseignements personnels que nous avons sur vous sont exacts ?

Nous faisons tout en notre pouvoir pour assurer que les renseignements personnels que nous prélevons et utilisons sont exacts, complets et à jour. Lorsque nous obtenons des renseignements directement de vous, il vous revient de nous informer de toute modification afin qu’ils soient toujours exacts. Lorsque nous recueillons des renseignements personnels auprès d’autres sources, nous demandons que la source produise une déclaration ou garantie quant à l’intégralité ou la précision de ces dits renseignements.

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  1. Que se passe-t-il si nous conservons des renseignements personnels inexacts à votre sujet ?

Vous pouvez, à tout moment, prouver par écrit l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels que nous possédons à votre égard. Si vous pouvez démontrer que les renseignements dont nous disposons sont inexacts ou incomplets, nous effectuerons les modifications qui s’imposent. Si cela s’avère nécessaire, nous transmettrons l’information corrigée aux tiers qui ont accès à vos renseignements personnels.

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  1. Quand donnerons-nous suite à vos demandes écrites ?

Nous donnerons suite à toute demande d’accès à des renseignements personnels dans les trente (30) jours suivant la réception d’une telle demande. Dans l’éventualité où nous ne sommes pas en mesure de vous répondre dans ce délai, nous vous en informerons par écrit. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) protège vos droits à la vie privée, vous avez le droit de porter plainte auprès du Commissaire fédéral à la protection de la vie privée à l’égard de notre conformité avec ce temps limite. Veuillez indiquer dans toute correspondance la meilleure méthode pour vous contacter, c’est à dire, votre adresse postale ou votre adresse électronique afin que nous soyons en mesure de donner suite aux demandes d’information.

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  1. Est-ce qu’il y a des coûts associés aux demandes d’information sur vos renseignements personnels ou sur notre politique ou nos pratiques de confidentialité ?

Nous ne pouvons vous demander de subir des coûts lorsque vous consultez vos renseignements personnels ou que vous demandez des renseignements relatifs à nos énoncés sur la protection des renseignements personnels, à notre politique ou à nos pratiques sur la protection de la vie privée ou encore sur nos politiques administratives sans vous fournir une estimation approximative des coûts, s’il y a lieu. Vous pouvez retirer votre demande d’accès à vos renseignements personnels en nous faisant parvenir un avis dans le délai de trente (30) jours indiqué sur l’estimation.

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  1. Comment savons-nous que c’est vraiment vous qui demande vos renseignements personnels ?

Nous pourrions vous demander de fournir des pièces d’identité suffisante avant de vous autoriser à vérifier l’existence, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels. L’information ainsi fournie doit servir uniquement à cette fin.

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  1. Quelles sont les mesures de protection que nous avons mises en place pour protéger vos renseignements personnels ?

Nous prenons toutes les précautions appropriées, notamment d’ordre administratif, technique, physique et des mesures visant à protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès non autorisé et/ou l’utilisation, la divulgation, les modifications et/ou la destruction. Les seuls employés qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont « besoin de savoir » pour des fins professionnelles ou dont les fonctions exigent raisonnablement qu’ils consultent ces renseignements. Tous nos employés qui ont accès à des renseignements personnels, ont tous obtenu une cote de sécurité; et ont reçu une formation sur leurs obligations en en matière de protection des renseignements personnels; et maintiennent une position de confiance au sein de l’entreprise.

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  1. Comment pouvez-vous communiquer avec nous pour avoir accès à vos renseignements personnels ou à de l’information au sujet de notre politique ou de nos pratiques en matière de confidentialité ?

Toutes les remarques, questions, contestations ou plaintes concernant vos renseignements personnels ou notre Politique de confidentialité et nos pratiques en la matière doivent être adressées à notre agent de protection des renseignements personnels comme suit.

Par écrit :

À l’attention de l’agent de la protection de la vie privée
R.A. Malatest & Associates Ltd.
858 avenue Pandora
Victoria, CB V8W 1P4

privacy@malatest.com

Merci d’avoir pris connaissance de notre énoncé sur la confidentialité.